Control de lotes y vencimientos para distribuidoras de salud
Cada lote con su vencimiento, asignado solo en la nota de entrega y con alertas antes de vencer.
Probar el control de lotesLotes, notas de entrega y trazabilidad
Control de lotes y vencimientos para distribuidoras de salud
Cada lote entra al depósito con su fecha de vencimiento, el sistema lo asigna solo en la nota de entrega, primero el que vence antes, y avisa qué lotes están por vencer. Ante un reclamo o un retiro del mercado, buscas el número de lote y ves a qué clientes llegó. Lo adaptamos a la forma de trabajar de tu distribuidora.
Definición
Qué es un sistema de control de lotes y vencimientos
Un sistema de control de lotes y vencimientos registra cada lote que entra al depósito con su número, su fecha de vencimiento y su cantidad, y lo sigue hasta el cliente. Al preparar un pedido, asigna el lote que vence primero y vincula la nota de entrega a esos lotes. Así sabes qué lotes están por vencer y, ante un reclamo o un retiro, a qué clientes llegó cada lote, con qué nota de entrega y cuántas unidades.
Señales
Cuándo conviene
Estas son algunas señales de que es momento de ordenar lotes, vencimientos y notas de entrega:
- Saber qué lote se entregó a cada cliente depende de planillas completadas a mano en el depósito.
- Ante un reclamo o un retiro, averiguar qué clientes recibieron un lote implica revisar notas de entrega una por una.
- Qué lote sale en cada pedido depende de quién lo arma, y a veces sale primero el que vence después.
- Los vencimientos se controlan a mano, y un lote puede vencer en el depósito sin que nadie lo note a tiempo.
- La información está repartida entre hojas de cálculo, chats y personas.
Depósito y pedidos
Qué hace el sistema
Sigue cada lote desde que entra al depósito hasta el cliente que lo recibe. Esto es lo que hace el sistema, y lo adaptamos a tu forma de trabajar.
En el depósito
- Cada ingreso se registra al llegar la mercadería: el producto, el número de lote, el vencimiento y la cantidad.
- No permite ingresar un lote ya vencido, ni un número de lote que ya existe para otro producto o con otro vencimiento. Si el lote ya existe con el mismo vencimiento, suma la cantidad a su stock.
- El stock se muestra producto por producto y lote por lote, cada uno con su vencimiento, su cantidad y su estado: vigente, por vencer o vencido. El lote que sale primero queda marcado.
- Una barra superior avisa cuántos lotes vencidos hay en el depósito y cuántos vencen en menos de 30 días.
- La lista de vencimientos reúne los lotes con stock que vencen en los próximos 60 días o ya vencieron, con lo que queda en el depósito y a cuántos clientes se entregó cada uno.
En pedidos y notas de entrega
- Al preparar un pedido, el sistema asigna los lotes y arma la nota de entrega: el lote que vence primero y, si no alcanza, completa con el siguiente.
- Los lotes vencidos nunca se asignan a un pedido, y la nota de entrega señala cuál se salteó. Si no hay stock vigente suficiente, muestra cuánto falta y no deja confirmar.
- Al confirmar la nota de entrega, se descuenta el stock de cada lote y la nota queda vinculada a esos lotes.
- Con el número de lote ves su vencimiento, cuándo ingresó, cuánto se entregó, cuánto queda en el depósito y a qué clientes llegó, con la fecha, la nota de entrega y la cantidad de cada entrega.
- Si hay que retirar un lote, arma un aviso de retiro para cada cliente que lo recibió, con su nota de entrega y sus unidades, listo para copiar.
Ejemplo en vivo
Míralo funcionando
Prueba este sistema ahora, con datos de ejemplo y sin registrarte. Si prefieres, en una llamada de 15 minutos te lo mostramos. Es un punto de partida: después lo adaptamos a la forma de trabajar de tu negocio.
Qué puedes probar
- Ver el stock lote por lote: el vencimiento de cada uno, cuál sale primero y cuál ya venció.
- Abrir el pedido de un cliente y ver cómo el sistema asigna el lote que vence primero y completa con el siguiente.
- Confirmar la nota de entrega y ver cómo se descuenta el stock de cada lote.
- Ver a qué clientes llegaron esos lotes, con la nota de entrega y la cantidad, y generar el aviso de retiro.
- Buscar un lote que está por vencer y ver a qué clientes se entregó.
- Registrar un ingreso con su lote y su vencimiento, y verlo en el stock.
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Un ecosistema a medida
Y no es solo el control de lotes
Podemos desarrollar un ecosistema a medida completo que conecte los lotes con los pedidos, la facturación y los clientes en un solo sistema. También capacitamos a directivos y empleados para usar la IA de forma responsable y mejorar sus procesos de trabajo.
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Proceso
Cómo trabajamos
El enfoque es siempre el mismo: entender primero, construir lo necesario y acompañar después.
- 01El primer encuentro
Todo empieza con una llamada.
Nos conocemos, escuchamos tu contexto y definimos qué vale la pena mejorar primero.
- 02Una base a tu medida
Construimos con un rumbo claro.
Acordamos el alcance, priorizamos lo que más impacto tiene y desarrollamos la solución alrededor de tu negocio.
- 03Cerca, también después
Tu equipo tiene con quién contar.
Soporte dedicado y videollamadas para resolver dudas, revisar el uso real y tomar decisiones juntos.
- 04Cada mes, un nuevo avance
Revisamos. Ajustamos. Mejoramos.
Damos seguimiento a objetivos mensuales claros y evolucionamos tus sistemas según lo que tu negocio necesita.
Hecho a tu medida
No vendemos un sistema armado: lo adaptamos a tu forma de trabajar o te proponemos cómo ordenarla. Y no termina en el desarrollo: te acompañamos en la puesta en marcha y capacitamos a tu equipo en el uso responsable de la IA en el día a día.
Antes de empezar
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona un sistema de control de lotes y vencimientos?
Cada ingreso al depósito se registra con el producto, el número de lote, el vencimiento y la cantidad, y el stock se muestra lote por lote. Al preparar un pedido, el sistema asigna los lotes y arma la nota de entrega; al confirmarla, descuenta el stock de cada lote y vincula la nota a esos lotes. Así, cada lote muestra a qué clientes llegó, y el sistema avisa cuáles están por vencer.
¿Qué es FEFO y cómo lo aplica el sistema?
FEFO significa «primero vencido, primero fuera» (first expired, first out). Al armar la nota de entrega, el sistema asigna el lote que vence primero y, si no alcanza, completa con el siguiente. Los lotes vencidos nunca se asignan a un pedido, y la nota de entrega señala cuál se salteó. Si no hay stock vigente suficiente, muestra cuánto falta y no deja confirmar la nota de entrega.
¿Cómo avisa de los vencimientos?
Cada lote muestra su estado: vigente, cuántos días faltan para que venza o hace cuántos días venció. Una barra superior avisa cuántos lotes vencidos hay en el depósito y cuántos vencen en menos de 30 días, y la lista de vencimientos reúne los lotes con stock que vencen en los próximos 60 días o ya vencieron. Los lotes vencidos quedan bloqueados para los pedidos, y no se puede ingresar un lote ya vencido.
¿Cómo sé a qué clientes llegó un lote?
Buscas el número de lote y ves su vencimiento, cuándo ingresó, cuánto se entregó, cuánto queda en el depósito y cada entrega, con la fecha, el cliente, la nota de entrega y la cantidad. Si hay que retirar el lote, el sistema arma un aviso de retiro para cada cliente que lo recibió, con su nota de entrega y sus unidades. En el ejemplo en vivo, el aviso es una vista previa que puedes copiar: no se envía nada.
¿Se adapta a mi distribuidora?
Sí. Lo que te mostramos es un punto de partida, no un sistema cerrado. Empezamos con una llamada para entender cómo recibe, prepara y entrega hoy tu distribuidora, y con eso adaptamos el sistema a tu forma de trabajar o te proponemos cómo ordenarla. Si ya usas un sistema, vemos qué conviene conectar y qué conviene reemplazar. Y no termina en el desarrollo: te acompañamos en la puesta en marcha y capacitamos a tu equipo en el uso responsable de la IA.
¿Puedo verlo funcionando antes?
Sí. Puedes probar el ejemplo en vivo ahora, con datos de ejemplo y sin registrarte, o agendar un recorrido de 15 minutos. Es un punto de partida, no un sistema cerrado: después lo adaptamos a tu forma de trabajar.
Conversemos
Cuéntanos cómo trabaja hoy tu distribuidora
Escríbenos por WhatsApp: coordinamos una llamada para entender tus procesos y el equipo confirma el horario contigo. También puedes escribirnos a hello@staberman.com.
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